Acautela o Archivo da Casa donde não deixarás tirar papéis originais quando o puderes por treslado, e não os deixes tirar senão para os juntar a uma causa, que alias se pudesse perder, ficando inútil o título daí por diante.

"Breve História ou notícia desta Casa de Mateus (…) para introdução do meu filho", escrita por D. José Maria de Sousa.

A preservação do Arquivo da Casa de Mateus foi, desde sempre, uma preocupação da Família.

Num primeiro momento pela sua dimensão probatória e, consequentemente, pela inegável importância para a gestão do vasto património acumulado.

Exemplo disso foi o esforço de ordenação e de descrição documental levado a cabo por D. Luís António de Sousa Botelho Mourão, sexto morgado, baseada nos princípios racionalistas tão em voga no seu tempo, que concederam ao Cartório da Casa uma estrutura temático‑funcional, no sentido de agilizar a recuperação da informação.

O princípio da ordem para o bom uso foi mantido na gerações subsequentes, de tal forma que o trabalho desenvolvido por D. Luís António se manteve inalterável até aos nossos dias.

Depois, num segundo momento, os documentos do Cartório foram assumindo progressivamente a sua função de “Memória” da Família e da Casa, dos contextos Regional e Nacional.

Atendendo a esta especificidade, nos finais da década de cinquenta do século XX, D. Francisco de Albuquerque, imbuído do espírito reformista que aplicou a toda a Casa, convidou o investigador e bibliotecário-arquivista Luís de Bívar Guerra para proceder à reclassificação da documentação arquivística.

Mais recentemente, em 2001, graças ao apoio de fundos do FEDER, geridos pelo Programa Operacional da Cultura sob a tutela do Ministério da Cultura, bem como da Fundação Calouste Gulbenkian, a Fundação da Casa de Mateus deu início ao tratamento em larga escala do Arquivo, privilegiando a sua classificação, digitalização e restauro, sob a coordenação científica de Armando Malheiro da Silva

A análise indutiva da informação produzida desde os finais do século XVI, permitiu a estruturação de um Sistema de Informação, baseado em critérios orgânico-funcionais, que se constrói a partir da linha evolutiva da Família, fixando a natural sucessão de administradores da Casa de Mateus, e na qual se integram e diluem vários subsistemas de informação de natureza familiar – procedentes das alianças matrimoniais, doações, entre outros – e de natureza institucional – decorrentes do desempenho de actividades profissionais de vários membros da Família.

O SICM (Sistema de Informação da Casa de Mateus) emerge como a representação de um quadro policromático composto por informação produzida nos mais diversos quadrantes, sendo no entanto inegável a predominância da documentação decorrente da administração de propriedades localizadas, principalmente, na região de Vila Real.

Este trabalho deu origem à publicação do “Catálogo do Arquivo da Casa de Mateus”, em 2005, e do CD-Rom, em 2006.

Actualmente, a Fundação da Casa de Mateus têm em curso a organização definitiva do Sistema de Informação e a construção do Arquivo Digital.